E-Mail Marketing Einsteigerguide Teil 4: Umsetzung & Zeitplanung

Das Ziel fürs E-Mail Marketing ist längst gesetzt, Sie kennen Ihre Zielgruppe und haben entsprechend spannenden Content geplant oder gar schon geschrieben. Nun müssen Sie nur noch auf “Senden” klicken, damit Ihr Mail rausgeht. Klingt ganz simpel, oder? Vielleicht sollten Sie aber vorher doch noch das eine oder andere überprüfen.

Wie Sie merken, sind wir bereits im Endspurt unseres E-Mail Marketing Einsteigerguides – beim 4. und letzten Teil:

1. Das Ziel der Kampagne
2. Die Zielgruppe
3. Die inhaltliche Konzeption
4. Umsetzung & Zeitplanung
   • Datenbestand: Wie viele Kontaktdaten sind vorhanden und sind diese vollständig?
   • Welche Aufgaben sind zu verteilen und wie hoch ist der Arbeitsaufwand?
   • Wann wird der Test-Versand stattfinden?
   • Wann ist der beste Zeitpunkt für den Versand?

Überprüfung des Datenbestandes

Sind Sie sich sicher, dass all Ihre Adressdaten aktuell und vollständig sind? Es wäre schliesslich schade, wenn nicht alle angemeldeten Empfänger in den Genuss Ihres Mails kommen würden. In einem Mailingprogramm, wie beispielsweise Mailweaver, werden Ihnen solche unvollständigen E-Mailadressen angezeigt.

Haben Sie zu wenig Empfänger für Ihre Mailings? Im 2. Teil unseres Guides haben wir Ihnen einige Möglichkeiten aufgelistet, wie Sie mehr Empfänger gewinnen können.

Aufgabenverteilung

Zuerst muss entschieden werden, ob der Newsletter intern erstellt und versendet wird, oder ob das Ganze ausgelagert wird. Bei ersterem gibt es auch bei kleinen Firmen oder KMUs idealerweise nicht nur eine Person, die für das gesamte Mailing zuständig ist. Mindestens eine zweite braucht es – um Themen zu generieren oder die Inhalte schlussendlich gegenzulesen. Doch auch bei einer Auslagerung muss mindestens noch immer die Themengenerierung intern entstehen.

Der ganze Arbeitsaufwand ist schwer zu schätzen, denn der hängt davon ab, wie oft Sie Ihre Newsletter versenden und wie viel Inhalt Sie in eine E-Mail stecken. Der wohl grösste Aufwand dürfte jedoch nicht die Generierung der Newsletter selber, sondern die gesamte Themen- und Zeitplanung sein.

Planung von Zeit, Themen und Versand

Die Zeitplanung hängt wiederum davon ab, in welchem Rhythmus Sie Ihre Newsletter versenden.Wie im 3. Teil unseres Guides bereits erwähnt, ist es sinnvoll, eine langfristige Themen- und Zeitplanung zu machen. Spätestens eine Woche vor dem Versand sollte das ganze E-Mail-Gerüst stehen, damit der Testversand stattfinden kann. Falls keine Probleme auftauchen – wunderbar, dann haben Sie genügend Zeit bis zum Versand. Falls dies aber einmal nicht der Fall ist, werden Sie persönlich erfahren, wieso ich hier diese Woche empfehle.

Die gesamte Zeitplanung inkl. Themen können Sie, wie in Teil 3 auch schon erwähnt, in einem Redaktionsplan festhalten. Wenn Sie bereits einen solchen führen (beispielsweise für Ihren Corporate Blog und/oder Social Media), lässt sich der Newsletter als weiteres Element gut ergänzen. Falls dies jedoch nicht der Fall ist: Hier finden Sie einen Redaktionsplan als Excel-Download. Natürlich gibt es noch viele weitere Beispiele im Internet. Sie müssen das Ganze auch nicht in Excel führen, sondern können dafür auch Trello oder Ihren Outlookkalender benutzen. Wählen Sie die Variante, die Ihnen als am geeignetsten erscheint und mit der Sie am einfachsten arbeiten können.

Schreiben Sie in einem Redaktionsplan auf,

• an welchen Daten die Mails versendet werden
• welche Themen in den einzelnen Mails behandelt werden
• wer für die Generierung der Inhalte zuständig ist
• bis wann die zuständige/n Person/en welchen Inhalt abliefern soll/en.

Achten Sie trotz klar definiertem Redaktionsplan immer darauf, dass die festgelegten Deadlines eingehalten werden. Denn es ist sehr ärgerlich, wenn man kurzfristig noch etwas aus dem Ärmel schütteln muss, da einer der Inhalte nicht fertig wurde.

Und los gehts!

Sie können natürlich einfach eine leere E-Mail übers Internet oder Outlook auftun und dies mit Ihren Inhalten füllen. Oder Sie wählen die professionelle Variante und benützen eine E-Mail Marketing Software wie beispielsweise Mailweaver. Haben wir schon des öfteren erwähnt, nicht war? Ein solches Programm bietet viele Vorteile gegenüber normaler Mails:

• eine Empfängerverwaltung
• einen Inhalt-Editor
• die Möglichkeit, die Mails zu testen
• ein integriertes Tracking

DER Versandzeitpunkt

Den perfekten Versandzeitpunkt gibt es nicht. Ausser Sie testen jegliche Zeitpunkte und wählen denjenigen mit den grössten Öffnungs- und Klickraten aus.

Zahlreiche Foren, Blogs und Artikel raten einem, Newsletter um die Mittagszeit zu versenden. Der Grund dafür? Am Mittag haben die meisten Leute Zeit, ihre E-Mails anzuschauen. Soweit so gut. Aber es nützt Ihnen auch nichts, wenn Ihr Mail nur eines von wenigen ist, welches zur gleichen Zeit ankommt und somit untergeht.

Bezüglich der Wochentage gibt es auch die eine oder andere Empfehlung:

• Eine Studie von Smith-Harmon fand heraus, das die besten Versandtage Montag, Dienstag und Donnerstag sind.
• Montagvormittag sollten Sie eher meiden, da noch viele Postfächer vom Wochenende überladen sind und grosszügig bereinigt werden. Die Chance, dass Ihre Mail ohne zu lesen gelöscht wird, ist sehr gross!
• Ebenso suboptimal ist der Freitagnachmittag, da die Empfänger dann eher schon Richtung Wochenende streben und damit Ihre E-Mail eher Montagfrüh im Papierkorb landen, als gelesen zu werden.
• Auch Samstag sind die Chancen, gelesen zu werden, gering: Unternehmen haben frei und Privatkunden kümmern sich um Haushalt und Familie. Dennoch kann die Ruhe im Postfach auch eine Chance sein, dass interessierte Leser sich Zeit nehmen für Ihre E-Mail.
• Der Sonntag hingegen kann gerade für das Endkundengeschäft gut geeignet sein. Man hat Zeit, in Ruhe im Internet zu stöbern und Ihre Mailangebote zu studieren.

Quelle: WiPeC

Letzte Tipps vor dem Versand

Ihre E-Mails sollten unbedingt fehlerfrei sein. Denn sobald eine Mail versendet ist, gibt es keine Möglichkeit mehr, irgendwelche Fehler zu korrigieren. Nicht nur Rechtschreibung und Grammatik fallen darunter, sondern auch, dass sicherlich alle Links funktionieren. Bevor Sie die Mails also versenden, testen Sie sie, indem Sie sie an ihre Arbeitskollegen oder an sich selber senden.

Zudem ist es von Vorteil, wenn die Gestaltung der Mails jeweils dem Corporate Design entspricht. Dadurch schaffen Sie einen höheren Wiedererkennungswert und kommunizieren gleichzeitig Ihre Firmenpersönlichkeit. Achten Sie also darauf, ob die Farben und Schriftarten sowie die Bildsprache Ihrer Corporate Identity genügen.

Unterstützung durch professionelle Anbieter von E-Mail Marketing

Wer neben seinem alltäglichen Geschäft wenig Zeit für die Erstellung, die Planung und den Versand interessanter Newsletter und anderer Mailings aufbringen kann, findet kompetente Hilfe und Betreuung bei der Arcmedia AG.

Wir kümmern uns um die gesamte Infrastruktur des E-Mail-Marketings, angefangen vom Verteilermanagement über die Gestaltung bis hin zum Versand. Nach einer umfassenden Beratung und Vorstellung unserer Mailweaver E-Mail Marketing Software finden wir für jedes Unternehmen und für jedes Budget die passende Lösung – unabhängig davon, welche Versandlösung der Kunde gewählt hat.

Insbesondere wird auch auf responsives Design Wert gelegt – denn bereits 2015 wurde jede dritte E-Mail mit dem iPhone geöffnet.